REGLAMENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS
EXPLICACION GENERAL Y FUNDAMENTO.
ASESORIA VICIFOGSA, S.L., como cumplimiento normativo, habilita este Canal de Denuncias con la finalidad de prevenir y detectar cualquier conducta irregular, ilícita o delictiva que pueda afectar a la empresa o a sus trabajadores.
Artículo 1. Definición del canal.
El presente Reglamento tiene por objeto regular y dotar de contenido el Canal de Denuncias normativamente exigido, estableciendo el procedimiento de comunicación de cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo producido en el seno de la organización, así como prever y proteger los derechos y garantías de todos los sujetos intervinientes en el proceso de denuncia y posterior investigación.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
El presente Reglamento es aplicable a toda persona física o jurídica que guarde algún tipo de relación con ASESORIA VICIFOGSA, S.L. y denuncie o sea denunciada por un hecho irregular, ilícito o delictivo, empleando para ello el Canal de Denuncias establecido al efecto.
Las comunicaciones pueden referirse a hechos conocidos en el ámbito de una relación laboral o comercial en vigor, ya finalizada o incluso no iniciada.
El alcance de la protección se extiende a las personas relacionadas con el informante (compañeros de trabajo, familiares, representantes legales que asistan al trabajador etc).
Artículo 3. Denuncia.
Tendrá la consideración de denuncia la puesta en conocimiento por parte del denunciante de uno o varios hechos irregulares, ilícitos o delictivos a través del correo electrónico habilitado al efecto que es: canaldenuncias@vicifogsa.com y cumpliendo los requisitos establecidos en el presente Reglamento.
No será preceptiva la identificación del denunciante, permitiéndose, por lo tanto, la presentación de denuncias anónimas, aunque siempre se exigirá la identificación del correo electrónico remitente, dato que será tratado confidencialmente, como el resto de datos que se faciliten y que en su caso será objeto de utilización para contactar con el denunciante a efectos de aclarar o notificar cualquier incidencia relativa a la denuncia formulada.
Las denuncias incluirán los datos identificativos de la persona o colectivo denunciado, una relación de los hechos que se estiman irregulares, ilícitos o delictivos, y tantos medios probatorios tenga el denunciante a su disposición para la fundamentación de la denuncia.
Las denuncias serán nulas y se tendrán por no puestas, cuando se interpongan a través de cualquier otro método distinto al correo electrónico del Canal de Denuncias habilitado al efecto.
Artículo 4. Comportamiento irregular, ilícito o delictivo.
Tendrá la consideración de comportamiento irregular, ilícito o delictivo cualquier infracción del ordenamiento jurídico así calificable e imputable a la empresa o a sus miembros, ya sea en beneficio o en perjuicio de la empresa.
Artículo 5. Denuncia de buena fe.
Tendrá la consideración de denuncia de buena fe aquella que, tramitada conforme al artículo 3 del presente Reglamento, ponga en conocimiento una serie de hechos o indicios de apariencia irregular, ilícita o delictiva, actuando el denunciante en la creencia racional de que los hechos o indicios relacionados son ciertos.
Se presumirá de buena fe toda denuncia tramitada conforme el artículo 3 del presente Reglamento.
Artículo 6. Derechos del denunciante de buena fe.
Los denunciantes que se identifiquen si así lo desean y, actúen de buena fe conforme a las disposiciones del presente Reglamento no podrán ser sancionados disciplinariamente, despedidos o apartados de su función, ni podrán sufrir perjuicio alguno en su relación con ASESORIA VICIFOGSA, S.L. como consecuencia de la interposición de una denuncia.
El denunciante de buena fe que se haya identificado tendrá derecho a ser informado, en cualquier momento, del estado de tramitación de su denuncia, así como del resultado de esta.
La identidad del denunciante de buena fe no será revelada ni a terceros ni a la propia organización.
Cualquier medida desplegada contra un denunciante de buena fe y, en particular, situaciones de amenaza, discriminación o acoso, por el hecho de interponer una denuncia será investigada con la mayor prioridad y sancionada oportunamente. Cuando dichas medidas revistan carácter delictivo, ASESORIA VICIFOGSA, S.L. asistirá al denunciante en el ejercicio de sus derechos.
Artículo 7. Derechos del denunciado.
La persona denunciada tendrá derecho a conocer la existencia de la denuncia. ASESORIA VICIFOGSA, S.L. se obliga a informar de la existencia de una denuncia en su contra en un plazo máximo de UN (1) mes desde la recepción. Igualmente, serán respectados su derecho al honor y a ser oído en cualquier momento.
En el caso de que la denuncia acabe siendo archivada, bien por no haber tenido lugar los hechos descritos, bien por no ser estos irregulares, ilícitos o delictivos, el denunciado tendrá derecho a que así conste en el oportuno expediente y Registro de denuncias.
Artículo 8. Protección de datos personales Canal de Denuncias.
El receptor del Canal de denuncias tratará los datos recibidos a través del Canal de Denuncias de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos. El tratamiento de los datos personales será con la finalidad de gestionar cualquier denuncia, así como para evaluar, analizar y dar respuesta a la misma y, si procede, realizar las actuaciones de investigación y medidas cautelares que correspondan.
Para poder cumplir con dichas finalidades se deberán recabar determinados datos personales e información, ya sea directamente a través del denunciante o de terceros determinados legalmente.
La base legal que legitima el tratamiento de los datos personales en el Canal de Denuncias es el consentimiento expreso del denunciante que presta al remitir la denuncia y la obligación legal para el Responsable de Tratamiento.
El Gestor del Canal velará porque el tratamiento de datos personales se realice conforme a las medidas requeridas por la normativa sobre protección de datos personales y seguridad de la información.
Los datos personales proporcionados a través del Canal de Denuncias serán eliminados en un plazo no superior a tres meses, salvo que, investigados los hechos, se emprendan acciones legales. En este último caso el plazo de conservación durará según los plazos de prescripción legales aplicables. Una vez transcurrido este plazo, la información recogida se suprimirá, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
En el caso de que se acredite que la información facilitada no es veraz se suprimirá inmediatamente, salvo que pueda constituir un ilícito penal en cuyo caso se guardará el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
Solo se llevarán a cabo las cesiones de datos personales necesarias para cumplir con las obligaciones legales y para la tramitación de los procedimientos judiciales correspondientes (como por ejemplo, Autoridades judiciales, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o Administración Pública).
Se atenderán los derechos de los interesados conforme se regula en la normativa de protección de datos personales. No obstante, los derechos de cancelación, oposición y olvido estarán limitados, en la medida que se esté en proceso de investigación o, si procede, ejercicio de acciones, judiciales o extrajudiciales, de los hechos denunciados, y se tenga que conservar la identidad del denunciante.
Los denunciantes garantizan y responden de la exactitud, veracidad y autenticidad de las informaciones y datos que comuniquen a través del Canal de Denuncias.
Artículo 9. Procedimiento de gestión de las denuncias.
Cada denuncia interpuesta conforme al presente Reglamento tendrá asignada un código único para su identificación, y será debidamente almacenada en el Registro de Denuncias.
Una vez asignado, se enviará acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de SIETE (7) días.
El gestor del Canal de Denuncias realizará un análisis preliminar sobre los hechos denunciados y el material probatorio adjunto, y procederá a la calificación jurídica de los mismos decidiendo su archivo si es manifiestamente infundada o no constitutiva de irregularidad alguna. En otro caso, será admitida a trámite y procederá a la apertura de un expediente de investigación cuyo código de identificación coincidirá con el código de identificación de la denuncia. En su caso, adoptará las medidas cautelares oportunas para evitar la reiteración de los hechos denunciados durante el procedimiento de investigación y para asegurar los medios probatorios que puedan obtenerse. Velará por el respeto a los derechos reconocidos a los denunciantes, a los denunciados y a terceras personas que puedan verse implicadas en la denuncia.
El plazo para la tramitación del expediente, investigación y resolución no podrá exceder de TRES (3) meses a contar desde su apertura.
Artículo 10. Denuncias de mala fe.
Tendrá la consideración de denuncia de mala fe aquella en que el denunciante sea consciente de la falsedad de los hechos narrados, o actúe con manifiesto desprecio a la verdad.
Los datos personales de los denunciantes de mala fe podrán ser revelados para la salvaguarda de los derechos fundamentales de la persona denunciada, siempre a petición judicial.
Artículo 11. Finalización del procedimiento.
Finalizada la investigación, el gestor del Canal de Denuncias resolverá por escrito el resultado de la misma, así como las medidas que vaya a adoptar con motivo de la denuncia. El gestor del Canal de Denuncias pondrá en conocimiento del denunciante, siempre que este se haya identificado previamente, de forma inmediata dicha resolución.
En caso de acreditarse los hechos que traen causa la denuncia, la resolución especificará las sanciones a imponer a la persona o personas denunciadas, así como las medidas a adoptar para evitar que los hechos vuelvan a producirse.
En el caso que la gravedad de los hechos que se consideran probados así lo requieran, se dará traslado al Ministerio Fiscal para su conocimiento y tramitación.
Resuelta la denuncia y notificada su resolución, si la denuncia no ha sido anónima y se dispone de los datos de identificación del denunciado y también del denunciante, estos serán definitivamente suprimidos del Registro de Denuncias.
Artículo 12. Responsable como gestor del Canal de Denuncias.
El Administrador de la empresa será el responsable único de la gestión del canal de denuncias, respondiendo del cumplimiento de los derechos y obligaciones de las partes y del respeto de la legalidad vigente al respecto y del presente reglamento.